Publicatiestukken KvK alleen met digitale handtekening CreAim
10-07-2007
De afgelopen maanden is gebleken dat het voor criminelen relatief eenvoudig is om via de website van de Kamer van Koophandel (KvK) handtekeningen te kopiëren, die op jaarrekeningen en algemene voorwaarden zijn geplaatst. Om misbruik voor te zijn ontraadt het NIVRA ondertekening van stukken die bestemd zijn voor deponering. Dit is in lijn met de recentelijk aangepaste instructie van de KvK. De KvK verzoekt dan wel om een begeleidend schrijven bij de jaarstukken van het bestuur of van de accountant. Het is natuurlijk handiger om de publicatiestukken digitaal via CreAim's applicatie Deponeren KvK te deponeren. De digitale handtekening van de ondernemer (met behulp van een digitaal certificaat van CreAim) is immers niet te misbruiken.
In overleg met de staatssecretaris hebben de KvK's aanvullend een aantal maatregelen genomen om toekomstige fraude te voorkomen. Zo worden handtekeningen op jaarrekeningen en algemene voorwaarden onleesbaar gemaakt. De KvK heeft samen met CreAim in 2005 een systeem ontwikkeld om jaarrekeningen elektronisch (in het bestandsformaat PDF) te kunnen laten indienen bij het Handelsregister. Vanaf december 2005 is dit systeem operationeel.
De onder het toepassingsbereik van Titel 9, Boek 2 BW ressorterende entiteiten dienen op grond van artikel 2:394 hun jaarrekening openbaar te maken door nederlegging ten kantore van het handelsregister. Er is geen wettelijke verplichting om de te deponeren stukken te voorzien van een handtekening. Deponering van de vastgestelde of opgemaakte jaarrekening (indien vaststelling nog niet heeft plaatsgevonden) dient plaats te vinden binnen 13 maanden na afloop van het boekjaar. De jaarrekening moet zijn gesteld in de Nederlandse taal, dan wel in het Frans, Duits of Engels. Deponering kan zowel in fysieke vorm als elektronisch plaatsvinden via een door de KvK hiertoe ontwikkelde webservice (zie NIVRA nieuws nr. 4 van 8 februari 2007). Het niet voldoen aan de deponeringsplicht is strafbaar gesteld onder de Wet op de economische delicten en leidt tot een wettelijk vermoeden van onbehoorlijk bestuur ingeval van faillissement van de entiteit.
Met behulp van de service Deponeren KvK kunnen de jaarstukken ter goedkeuring aan de klant worden aangeboden. Vervolgens kan de klant de jaarstukken goedkeuren en ondertekenen met zijn digitale handtekening en elektronisch doorsturen naar de KvK. Het werkproces wordt ondersteund door een actief workflowsysteem, voorzien van e-mail notificatie, waardoor er direct duidelijk is wie welke werkzaamheden dient te verrichten.
Het deponeren van jaarrekeningen bij de KvK kan in verschillende vormen plaatsvinden. Er kan met behulp van de service Deponeren KvK zowel een pdf als XBRL instance bestand worden ingelezen en worden aangeleverd bij de KvK.
Bron: NIVRA Nieuwbrief 5 juli 2007