Een klantenportaal vergroot de efficiëntie

Klantcase Koenen en Co

Koenen en Co is een fullservice consultancy-organisatie met bijna 300 medewerkers in Limburg en Zuidoost-Brabant. Het werkveld van Koenen en Co omvat een veelheid aan specialismen en
een totaalaanbod aan diensten voor de ondernemer van nu en is actief in álle branches. Van accountancy advies tot organisatieadvies en van belastingadvies tot HR dienstverlening. Voor de communicatie en de online samenwerking met klanten maakt de organisatie sinds 2018 gebruik van het CreAim klantenportaal.

Communicatie met klanten verbeteren

Omdat communicatie en informatie-uitwisseling met klanten en instanties meer en meer digitaal plaatsvindt, speelt een klantenportaal voor Koenen en Co een essentiële rol in de dienstverlening. In 2017 is de organisatie zich gaan heroriënteren op een nieuw portaal. Guido Palm, IT-manager bij
Koenen en Co: “We waren op zoek naar een klantenportaal waarmee we stappen konden maken qua efficiency en gebruiksvriendelijkheid. Een digitale omgeving die de communicatie met onze
klanten verbetert. Na gesprekken met verschillende aanbieders wist CreAim met de beste oplossing te komen.”

Ophalen, accorderen en verzenden in minder stappen

Het portaal van CreAim ondersteunt werkprocessen en is zo ingericht dat de afstemming tussen Koenen en Co, klanten en eventuele instanties makkelijker verloopt. Juist hiermee wist CreAim zich te onderscheiden. “De werkprocessen zijn gewoon beter. Het ophalen, accorderen en verzenden van informatie kan in veel minder stappen. Hierdoor is het proces niet alleen voor onze klanten een stuk eenvoudiger geworden maar ook voor onze medewerkers”, vertelt Guido.

“Bij CreAim zitten kundige mensen die zowel de techniek als onze werkprocessen snappen”

Naast de soepele workflow hebben ook koppelingen met andere softwarepakketten een rol gespeeld. Zo beschikt de nieuwe ERP-software van Koenen en Co over een portaalfunctie maar zijn koppelingen met instanties als KvK, Belastingdienst en banken niet zo sterk als bij CreAim. Daarnaast was er behoefte aan een koppeling met Unit4. Guido: “We hebben CreAim gevraagd om deze te bouwen zodat onze medewerkers tijdens het opstellen van de jaarrekening vragen via Unit4 door kunnen sturen naar het klantenportaal. De klant kan vervolgens antwoorden of aanvullende documenten via het portaal terugsturen.” Voor Koenen en Co zorgen dergelijke koppelingen in het klantenportaal dat processen op een gebruiksvriendelijke en veilige manier snel afgerond kunnen worden.

Intensief samenwerken

Om de uitwisseling tussen software en portaal tot stand te brengen heeft Koenen en Co intensief samengewerkt met CreAim. Guido: “Het proces is positief verlopen. De ontwikkelaars kijken wat er mogelijk is en stellen zich flexibel op.” Koenen en Co gebruikt het portaal nu ruim anderhalf jaar naar volle tevredenheid. “Voor ons is het belangrijk dat we kunnen rekenen op goede ondersteuning in toekomstige ontwikkelingen en verbeteringen. CreAim reageert snel en denkt met ons mee. Er zitten kundige mensen die zowel de techniek als onze werkprocessen snappen, en dat alles met in het achterhoofd ‘dé klant’ ”, besluit Guido Palm tevreden.