Juridische aspecten elektronisch communiceren
17-08-2007
De werkgroep modelvoorwaarden intermediair heeft een juridische analyse uitgevoerd van de positie van de intermediair bij het uitwisselen van elektronische berichten (zoals XML- en XBRL-documenten) met de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en het CBS. Een van de belangrijkste conclusies van de werkgroep is dat een machtiging voor het versturen van verantwoordingsinformatie dusdanig expliciet dient te zijn dat daaruit duidelijk blijkt wat de wil en verklaring van de ondernemer is. De in de praktijk gebruikte machtigingen blijken in veel gevallen te kort te schieten. Met behulp van de applicaties van CreAim wordt de klant voor iedere verzending van verantwoordingsinformatie om expliciete goedkeuring gevraagd. Dit wordt bevestigd door ondertekening met behulp van een digitaal certificaat. Uiteraard wordt een en ander vastgelegd in een audit-trail. Efficiënt en effectief.
Zowel intermediairs als de uitvragende overheidspartijen dienen aandacht te besteden aan het juridisch kader rondom de uitwisseling van elektronische berichten. Hierna is er vanuit gegaan dat een intermediair door een ondernemer wordt ingeschakeld met als doel het in geheel of gedeeltelijke mate zorg dragen voor het opstellen en vervolgens het elektronisch indienen c.q. deponeren van verantwoordingsrapportages bij de Belastingdienst, KvK en het CBS. Elektronische indiening/deponering/verzending en de eventuele verdere daaraan verbonden werkzaamheden zijn meer complex en omvattend dan wanneer sprake is van de schriftelijke variant. Hierna wordt nader ingegaan op de hoofdlijnen van de relevante juridische aspecten inzake elektronische communicatie.
Intermediairs verrichten werkzaamheden op basis van een overeenkomst van opdracht. Hieruit volgen volgens de wet- en regelgeving en jurisprudentie vijf algemene verplichtingen voor de intermediair. Dit zijn (in volgorde van belangrijkheid): de zorgverplichting, de verplichting tot het opvolgen van instructies, de informatieverplichting, de rekening- en verantwoordingverplichting en de verplichting tot persoonlijke uitvoering van de opdracht.
De intermediair stelt de aangiften en jaarrekeningen op met gespecialiseerde software. Omdat de cliënt niet over die software en de daarbij behorende communicatiemiddelen beschikt, is het een ander (de adviseur of een derde) die de aangifte ondertekent en verzendt. De intermediair kan zijn werkzaamheden in deze situatie op basis van een machtiging verrichten.
Het risico bij een machtiging is dat deze onvoldoende duidelijk vastlegt welke rapportages door de intermediair dienen te worden ingediend. Dit kan gevolgen hebben voor het aansprakelijkheidsrisico van de intermediair of voor de reikwijdte van diens zorgplicht. Een machtiging moet dusdanig expliciet te zijn dat daaruit duidelijk blijkt wat de wil en verklaring van de ondernemer is. Van belang hierbij is dat de wil en verklaring van de ondernemer gebaseerd dienen te zijn op volledige en toereikende informatie ten aanzien van de gevolgen voor de ondernemer van zijn volmachtverlening aan de intermediair. Alleen als aan het voorgaande volledig gehoor is gegeven, kan de intermediair met een zo groot mogelijk voorzienbare zekerheid, zijn aansprakelijkheidsrisico voor fouten bij het indienen van verantwoordingsrapportages beperken.
Volgens jurisprudentie en de wet elektronisch bestuurlijk verkeer mogen documenten alleen elektronisch worden ingediend in het geval er een methode van authenticatie wordt toegepast die voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De intermediair zal er op moeten letten dat de ondernemer expliciet opdracht geeft tot verzending en dat de ondernemer expliciet akkoord is met de ondertekening en indiening van de rapportage door de intermediair. In het geval de cliënt niet akkoord is gegaan met de inhoud van de aangifte en de ondertekening door de intermediair kan dat vervelende gevolgen hebben als de intermediair aansprakelijk wordt gesteld voor gemaakte fouten. Als deze niet kan aantonen dat de cliënt heeft ingestemd met die aangifte en de ondertekening ervan door de adviseur, dan kan de beroepsaansprakelijkheidsverzekering zich mogelijk beroepen op een uitsluitingsclausule, bijvoorbeeld omdat de intermediair de vereiste zorgvuldigheid niet in acht heeft genomen.
Uitvragende overheidspartijen zullen er op hun beurt onder meer zorg voor moeten dragen dat aan marktpartijen voldoende kenbaar is gemaakt op welke wijze betrouwbare en vertrouwelijke communicatie mogelijk is. Daarnaast zullen zij ook een inspanning moeten verrichten om het thans eenzijdig bij de verzender gelegen verzendrisico, in balans te brengen met het streven van de overheid om op een elektronische wijze met haar burgers te communiceren. Intermediairs zullen zich er bewust van moeten zijn dat zij zorg dragen voor een juiste en tijdige informatievoorziening aan de ondernemer over de reikwijdte van hun werkzaamheden, de gevolgen daarvan, maar ook bijvoorbeeld over de risico's die een onderneming loopt indien de intermediair bepaalde werkzaamheden al dan niet namens de onderneming uitvoert.
Bron: NTP werkgroep juridisch. Deze heeft op 15 augustus 2007 haar definitieve rapport opgeleverd. Zie www.xbrl-ntp.nl