Over XBRL wordt veel geschreven en gezegd. Ervaringen met XBRL zijn echter nog steeds schaars. Wat is de stand van zaken medio 2008? Frank Jonker, directeur van CreAim, vertelt over zijn ervaringen.

 

Pas na de introductie van het nieuwe elektronische loket en de nieuwe infrastructuur van de overheid per 7 januari 2008 is XBRL echt van start gegaan. Sindsdien is het mogelijk om geautomatiseerd verantwoordingsinformatie in XBRL aan te leveren. Daarvóór moesten berichten per stuk handmatig worden ge-upload en in een speciaal portaal kon dan worden bekeken of het bericht was aangekomen. Een niet erg efficiënte werkwijze derhalve.

 

Als eerste konden in 2008 jaarrekeningen en CBS vragenformulieren in XBRL worden aangeleverd. Veel jaarrekeningen worden opgesteld met behulp van een rapportgenerator. Om in XBRL te kunnen deponeren is dus vereist dat deze rapportgeneratoren een XBRL document kunnen exporteren. In de praktijk is gebleken dat dat nog niet zo eenvoudig is. Inmiddels heeft Caseware bij meerdere kantoren bewezen valide documenten te kunnen genereren. XBRL publicatiestukken kunnen ook worden aangemaakt met een boekhoudpakket. Exact Online is een voorbeeld van een financieel pakket dat nu in staat is publicatiestukken te exporteren.

 

Vervolgens moeten deze exporteerde XBRL-documenten worden verzonden naar de Overheidstransactiepoort (OTP) en moet het autorisatieregister gevuld zijn om succesvol te kunnen aanleveren aan OTP. Dit is voor bijna alle softwareleveranciers een geheel nieuwe wereld. Gelukkig zijn er gespecialiseerde bedrijven zoals CreAim die dit uit handen nemen. CreAim heeft dit proces (deze keten) reeds ingericht en operationeel. Het is dan ook mogelijk om, bijvoorbeeld vanuit CaseWare, publicatiestukken geautomatiseerd in te lezen in CreAim’s Deponeren KvK. Vanuit deze applicatie wordt vervolgens automatisch het autorisatieregister gevuld. De Kamer van Koophandel heeft de tot en met heden aangeleverde jaarstukken adequaat verwerkt. Wel viel op dat de doorlooptijd kan variëren. Dit heeft te maken met handmatige handelingen bij de KvK. Naar verwachting zal dit in de nabije toekomst een volledig geautomatiseerd proces worden.

 

Uniek in de markt is de door CreAim ontwikkelde CBS Service. Met de CBS Service is het mogelijk om vanuit een jaarrekening op eenvoudige wijze de CBS vragenlijst in te vullen. Op dit moment zijn er nog geen softwarepakketten die CBS vragenformulieren in XBRL kunnen exporteren. De vroege uitvraag van het CBS zorgde er voor dat er nog maar weinig vragenformulieren in XBRL zijn ingeleverd. Reeds op 14 maart kregen ondernemingen namelijk het verzoek om vóór 17 mei 2008 het formulier in te vullen en op te sturen. Uit eigen onderzoek van CreAim is gebleken dat nagenoeg alle onderzochte ondernemingen op papier voorlopige cijfers (of cijfers uit 2006) hadden ingeleverd. Uit dit onderzoek is overigens ook gebleken dat de kwaliteit van met name door de ondernemers zelf ingevulde vragenlijsten te wensen over laat. Een grotere betrokkenheid van de accountant bij het invullen van de vragenlijsten zal tot veel betere resultaten leiden. XBRL biedt deze mogelijkheden! Op nu nog voorzichtige wijze stimuleert het CBS ondernemers om XBRL te gebruiken. In haar brief aan de ondernemers is namelijk het volgende opgenomen: “Verstuurt kan worden via XBRL. Dit kan alleen als u speciale boekhoudsoftware gebruikt, die daarvoor geschikt is”.

 

Vanaf 1 april 2008 verzendt CreAim aangiften omzetbelasting en ICL in XBRL. Omdat nog geen enkel financieel pakket deze aangiften in XBRL kan exporteren, heeft CreAim samen met Semansys een conversietool ontwikkeld. Hiermee worden XML aangiften automatisch omgezet naar valide XBRL documenten. Aangezien de Belastingdienst een gecontroleerde en gefaseerde invoering wenste, mocht CreAim maximaal 2.500 aangiften per maand indienen. Alle sinds 1 april ingediende aangiften zijn op correcte wijze verwerkt door de Belastingdienst. Door alle controles was de verwerkingstijd van de XBRL berichten nog wel langer dan van XML berichten. Vanaf 1 juli 2008 mag er geen verschil meer bestaan tussen de verwerking van XML en XBRL berichten. Dit heeft te maken met de implementatie van nieuwe software aan de kant van de Belastingdienst. Ook de limiet van het maximaal aantal aan te leveren aangiften is dan verdwenen.

 

Uit het voorgaande kan de conclusie worden getrokken dat nog maar weinig softwarepakketten XBRL documenten kunnen aanmaken. Ik verwacht dat het komende jaar steeds meer pakketten XBRL gaan ondersteunen. Ik adviseer intermediairs contact op te nemen met hun softwareleveranciers en te vragen naar de stand van zaken betreffende XBRL en ook bewijzen te vragen indien de leverancier zegt klaar te zijn voor XBRL.

Ten aanzien van de overheid (hiermee bedoel ik in dit verband: OTP, Belastingdienst, KvK en CBS) kan worden geconcludeerd dat langzaam maar zeker voortgang wordt geboekt. De communicatie over XBRL blijft een aandachtspunt.

 

Tenslotte een tip aan softwareleveranciers die XBRL documenten willen kunnen aanmaken en aan intermediairs die in XBRL willen deponeren en indienen. Neem eerst contact op met CreAim voor het delen van ervaringen en maak gebruik van de producten en oplossingen die CreAim al heeft ontwikkeld. Dit bespaart tijd en ergernis.